Alle reden von der E-Rechnung. Aber was ist das eigentlich? Und viel wichtiger: brauche ich das auch?
E-Rechnung, was ist das überhaupt?
Eine elektronische Rechnung, oder kurz E-Rechnung, ist eine Rechnung, die von Erstellung bis zur Archivierung vollständig elektronisch verarbeitet werden kann. Die E-Rechnung enthält genau die gleichen Informationen wie die bisherige Papierrechnung oder PDF-Rechnung. Der große Unterschied ist, dass die Daten in einem Format in der Rechnung hinterlegt sind, die ein Buchhaltungsprogramm auslesen kann. Wir benötigen also keine OCR-Erkennung mehr.
Falls du nicht genau weißt, was der Unterschied ist, möchte ich dich mit einem Beispiel abholen:
Du bekommst eine Rechnung per Mail geschickt. Du schaust dir die Rechnung an, liest die Rechnungsnummer und tippst sie in das Feld Belegnummer bei Lexoffice ein. Dabei kann es verschiedene Probleme geben: du verliest dich, du vertippst dich, du füllst das falsche Feld aus oder schreibst vielleicht einfach die Auftragsnummer und nicht die Rechnungsnummer ab.
Genauso funktioniert die OCR-Erkennung, sie liest optisch die Daten aus, aufgrund der Wörter davor oder danach wählt sie das Feld in Lexoffice aus und füllt die Daten ein. Aber immer wieder mit Fehlern.
Die neue E-Rechnung wird nicht mehr optisch ausgelesen. In ihr sind alle Daten auch als Datensatz vorhanden und können fehlerfrei übernommen werden, weil genau definiert ist, welcher Wert wohin muss.
Was heißt das konkret für mich? Was muss ich wann erledigen?
Bis Ende 2024 bleibt noch alles beim Alten und du kannst wie gewohnt deine Rechnung ausgedruckt auf Papier oder als PDF versenden. Ab 01.01.2025 darfst du nur noch E-Rechnungen versenden.
Aber Achtung! Es gibt bis 2028 noch Übergangsfristen:
- Du kannst bis einschließlich 2026 weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen verschicken, sofern dein*e Kund*in zustimmt.
- Bis einschließlich 2027 darfst du auch das weiterhin, wenn du 2026 weniger als 800.000 Euro Umsätze hattest.
Auch wenn es diese Übergangsfristen gibt, deine Kund*innen müssen nicht zustimmen und können von dir eine E-Rechnung verlangen.
Daher meine Empfehlung: Sei bereits ab 01.01.2025 startklar!
Mach es dir einfach!
Falls du bereits ein Buchhaltungsprogramm nutzt, prüfe einmal, ob die Software ab 01.01.2025 E-Rechnungen unterstützt. Falls ja, bist du auf der sicheren Seite.
Sollte das nicht der Fall sein, empfehle ich dir Lexoffice (Affiliate-Link). Ab sofort erhältst du 6 Monate gratis, hast also genug Zeit, dich auf die E-Rechnung einzustellen und Lexoffice übernimmt alles für dich, sodass du gar nichts tun musst.
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Übrigens: Wenn du deine Rechnungen aktuell noch mit Excel, Word oder in Canva schreibst, empfehle ich dir ganz unabhängig von der E-Rechnung ganz dringend, dich mit dem Thema Buchhaltungssoftware auseinanderzusetzen, denn diese sind bereits seit 2015 nicht mehr zulässig.