Du hattest gerade den letzten Kundentermin des Tages, klappst deinen Laptop zu und wünscht dir, du könntest jetzt einfach den letzten Punkt auf deiner Liste abhaken: deinen Jahresabschluss.
Er kommt dir vor wie ein riesiger Berg, von dem du nicht weißt, wie du ihn erklimmen sollst. Deshalb schiebst du ihn schon seit Wochen vor dir her. Aber dieser Berg bleibt ständig wie ein offener Tab in deinem Hinterkopf, obwohl du in deinem Feierabend dringend mentale Entspannung brauchst.
Wer hat sich diesen komplizierten Steuerkram nur ausgedacht, und vor allem: wie soll man sich als Soloselbstständige neben dem Hauptgeschäft da noch reinfuchsen?
Ich kann dich beruhigen: Der Jahresabschluss ist nur halb so wild, wie du denkst. In diesem Artikel erkläre ich dir Schritt für Schritt, wie du entspannt deinen Jahresabschluss mit Lexware Office erstellst.
Du erfährst:
- Was genau der Jahresabschluss überhaupt ist.
- Mit welchen konkreten Schritten du das Jahr mit Lexware Office sauber abschließt.
- Wie du keine Chance verpasst, Steuern zu sparen.
- Ob du eine*n Steuerberater*in brauchst.
Was genau ist der Jahresabschluss überhaupt?
Den Jahresabschluss kannst du dir wie eine Zusammenfassung deiner Buchhaltung vorstellen. Sein Zweck ist es, deinen Gewinn zu ermitteln und die Zahlen deines Unternehmens übersichtlich darzustellen.
Für Soloselbstständige reicht in der Regel dafür eine Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) aus. Dabei werden alle geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt.
Dabei gilt das Zufluss- und Abflussprinzip: das bedeutet, dass ein Betrag erst erfasst wird, wenn tatsächlich Geld auf deinem Konto eingeht oder von deinem Konto abfließt. Rechnungsdatum oder Leistungszeitpunkt werden dabei nicht beachtet.
Die EÜR ist deutlich einfacher als die doppelte Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Diese Bilanzierungspflicht gilt nur für dich, wenn
- du im Handelsregister eingetragen bist,
- du einen Gewinn von 80.000 Euro
- oder einen Umsatz von 800.000 Euro gemacht hast.
Für die meisten Soloselbstständigen besteht der Jahresabschluss also hauptsächlich aus der EÜR, die du mit der Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt einreichst. Wenn du keine*n Steuerberater*in hast, muss das bis zum 31. Juli des nächsten Jahres geschehen.
Der Jahresabschluss lässt sich dabei auf drei Schritte herunterbrechen:
- Du erfasst deine Einnahmen und Ausgaben das ganze Jahr über in Lexware Office.
- Lexware Office erstellt mit wenigen Klicks deine EÜR.
- Du überträgst die EÜR an deine Steuersoftware oder an deine*n Steuerberater*in.
Warum dein Jahresabschluss nicht nur fürs Finanzamt ist
Dass du als Selbstständige gesetzlich verpflichtet bist, dem Finanzamt deine Zahlen mitzuteilen, ist logisch. Denn nur so kann das Finanzamt die Steuern ermitteln.
Aber bitte mache dir bewusst: Du machst deine Buchhaltung keinesfalls nur für das Finanzamt, sondern vor allem für dich!
Wenn du deine Zahlen kennst und weißt, dass alles seine Ordnung hat, triffst du fundiertere Entscheidungen für dein Business. Du erkennst frühzeitig, welche Angebote profitabel ist und wann es Zeit ist, etwas zu verändern. Du kannst deine Preise sicherer kalkulieren und einschätzen, wie viel Geld für Investitionen oder den nächsten Urlaub übrigbleibt.
Dieses Gefühl von Selbstsicherheit und Kontrolle wirkt sich auf dein gesamtes Business aus – und diese innere Ruhe ist Gold wert. Und darum ist eine saubere Buchhaltung so viel mehr als nur eine lästige Pflicht.
So erstellst du deinen Jahresabschluss mit Lexware Office
Ist deine Buchhaltung abschlussbereit?
Wenn du deine Buchhaltung das ganze Jahr über gepflegt hast, hast du mit Lexware Office ein leichtes Spiel. Trotzdem solltest du noch einmal prüfen, ob wirklich alles vollständig ist, bevor du dir EÜR an das Finanzamt übermittelst.
Gehe dafür Schritt für Schritt durch:
- Sind alle Rechnungen gebucht?
- Sind alle Einnahmen erfasst?
- Gibt es noch Kassenzettel oder Belege, die fehlen?
- Sind noch offene Belege in Lexware Office zu prüfen?
- Gibt es Zahlungen auf Bankkonten, die nicht mit Lexware Office verbunden sind?
- Sind alle Zahlungseingänge und Ausgaben richtig zugeordnet?
Nutze die Buchungsübersicht
In der Buchungsübersicht siehst du alle deine Buchungen auf einen Blick. Du kannst auf Einnahmen, Ausgaben oder Kasse filtern und einen Plausibilitäts-Check machen.
Bei Monaten, die ungewöhnlich stark aus der Reihe tanzen, solltest du lieber noch einmal genauer hinschauen, ob ein Beleg vergessen wurde, der nachgebucht werden muss.
Prüfe Rechnungsnummern auf Lücken
Gibt es Lücken in der Nummernfolge? Vielleicht hast du eine fehlerhafte Rechnung gelöscht, die Rechnungsnummer aber nicht neu vergeben. Wichtig ist, dass es dafür einen nachvollziehbaren Grund gibt.
Bereinige offene Posten und Belege
Prüfe außerdem deine offenen Posten und Belege – ist die Rechnung wirklich nicht bezahlt worden? Oder kam die Zahlung vielleicht auf einem anderen Konto an?
Auch nicht zugeordnete Zahlungseingänge solltest du dir noch einmal ansehen.
Stimme deine Kontoumsätze ab
Der Kontostand deiner Bank zum 31.12. sollte mit Lexware Office übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, solltest du nachforschen und die fehlenden Buchungen vornehmen.
Beachte die 10-Tage-Regelung
Die 10-Tage-Regelung ist eine Ausnahme vom Zufluss-Abfluss-Prinzip. Sie sorgt dafür, dass bestimmte Zahlungen rund um den Jahreswechsel noch dem Jahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören, und nicht dem Jahr, in dem das Geld tatsächlich geflossen ist.
Falls dir die 10-Tage-Regelung gerade kompliziert erscheint: Da bist du nicht die Einzige! Ich habe bereits mit mehr als 100 Kund*innen gearbeitet und dieses Thema sorgt immer wieder für ein großes Fragezeichen.
Weiter unten im Artikel zeige ich dir, wo du eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung in Lexware Office findest.
Vergleiche deine Zahlen mit dem Vorjahr
Ein Vorjahresvergleich kann dir helfen, Fehler schneller zu erkennen. Mit der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) kannst du deine Zahlen direkt mit denen des Vorjahres vergleichen. Prüfe auch hier, ob es für größere Abweichungen nachvollziehbare Gründe gibt.
Abweichungen sind nicht direkt problematisch; du sparst dir aber eine Menge Stress, wenn du deine Zahlen schon verstanden hast, bevor das Finanzamt nachfragt.
Was sind abzugsfähige Betriebsausgaben?
Alle Kosten, die für dein Business anfallen, sind Betriebsausgaben. Dazu gehören zum Beispiel Software-Abos, Fachliteratur, Büromaterial und Marketingkosten.
Diese Ausgaben werden von deinen Einnahmen abgezogen. Übrig bleibt dein Gewinn, der die Grundlage für die Steuerberechnung ist. Je höher also deine betrieblichen Ausgaben sind, desto niedriger fällt dein Gewinn aus und desto weniger Steuern musst du zahlen.
Mit diesen Pauschalen sparst du Steuern
Manche Kosten lassen sich nur schwer exakt erfassen. Damit du nicht jeden gefahrenen Kilometer und jede Stulle, die du unterwegs verspeist, in Lexware einbuchen musst, gibt es verschiedene Pauschalen, die du als Betriebsausgabe ansetzen darfst.
Das Finanzamt erkennt die folgenden Beträge ohne Nachweis an. Diese kannst du einfach übernehmen, ohne zu recherchieren:
Situation: Du bist 24 Stunden beruflich unterwegs.
Pauschale: 28 € Verpflegungsmehraufwand
Situation: An- oder Abreisetag einer beruflichen Reise mit Übernachtung.
Pauschale: 14 € Verpflegungsmehraufwand
Situation: Du bist mehr als 8 Stunden beruflich unterwegs, aber ohne Übernachtung.
Pauschale: 14 € Verpflegungsmehraufwand
Situation: Du bist geschäftlich mit deinem eigenen Auto unterwegs
Pauschale: 0,30 € Fahrtkostenpauschale
Situation: Du arbeitest von zu Hause aus
Pauschale: 6 € Home-Office-Pauschale pro Tag (maximal 210 Tage pro Jahr)
So erfasst du die Pauschalen in Lexware Office
Diese Pauschalen kannst du entweder immer dann erfassen, wenn sie anfallen, oder du machst nur eine Buchung am Jahresende.
Lexware Tipp: Da es keinen Beleg gibt, gehst du auf „Beleg ohne Bilddokument erfassen“ und buchst den Betrag als Ausgabe. Anschließend wählst du Belegstatus „Betrag wurde bereits privat bezahlt“ aus, damit der Vorgang nicht als offener Posten bestehen bleibt.
Privatentnahme oder Privateinlage?
Überweist du Geld vom Geschäftskonto auf dein Privatkonto, handelt es sich um eine Privatentnahme. Überweist du Geld von deinem Privatkonto auf dein Geschäftskonto, ist das eine Privateinlage.
In Lexware Office wählst du dafür einfach „Privat“ aus und die Zahlung wird automatisch als Einlage oder Entnahme erfasst.
EÜR erstellen
Jetzt kommt der einfachste Teil!
Wenn deine Buchhaltung vollständig ist, erstellt Lexware Office die EÜR automatisch für dich.
Gehe dazu auf Buchhaltung Einnahmeüberschussrechnung und wähle das gewünschte Jahr aus. Die EÜR lädst du als PDF herunter.
Die fertige EÜR reichst du nun als Anlage zu deiner Steuererklärung über ELSTER, Smartsteuer oder über dein*e Steuerberater*in beim Finanzamt ein.
Aufgeräumt ins neue Jahr starten
Rechnungsnummern müssen fortlaufend und nachvollziehbar sein. Die erste Rechnung im neuen Jahr muss nicht zwingend mit 1 anfangen, übersichtlicher ist es aber trotzdem.
In Lexware Office kannst du unter Einstellungen deinen Nummernkreis neu starten. So wird aus deiner letzten Rechnungsnummer im neuen Jahr wieder eine 1.
Brauche ich eine*n Steuerberater*in?
Als Soloselbstständige gibt es keine Pflicht, eine*n Steuerberater*in zu beauftragen. In vielen Fällen kannst du deine EÜR und Steuererklärung selbst erledigen.
Sinnvoll wird es jedoch, wenn deine steuerliche Situation komplexer wird, zum Beispiel wenn du Mitarbeitende beschäftigst, in Rechtsformen wie GmbH oder UG wechseln möchtest oder du mehrere Einkunftsarten hast, z.B. aus Vermietung, Angestelltengehalt und selbstständiger Arbeit.
Eine Steuerberatung kann auch dann sinnvoll sein, wenn du einfach keine Zeit, keine Geduld oder keinen freien Kopf für diese Dinge hast, weil sie dir einfach keinen Spaß machen.
Vielleicht möchtest du deinen Jahresabschluss selbst erledigen, wünscht dir aber eine Extra-Portion Sicherheit und möchtest die einzelnen Punkte direkt in Lexware Office erklärt bekommen. Mein Onlinekurs „Clean Up“ ist genau dafür da. Ich teile darin die wichtigsten Kniffe, Antworten auf häufige Fragen und Erfahrungen aus über 12 Jahren Buchhaltungspraxis, die dir die Buchhaltung in Lexware Office erleichtern und für einige AHA-Momente sorgen werden. Im Kurs findest du auch die ausführliche Anleitung zur Umsetzung der 10-Tage-Regelung direkt in Lexware Office.
Alle Inhalte stehen dir direkt nach dem Kauf dauerhaft zur Verfügung, sodass du den Kurs jedes Jahr wieder ganz entspannt als Nachschlagewerk nutzen kannst.
Clean Up starten und den Jahresabschluss endlich abhaken!
Fazit
Jetzt weißt du: Die EÜR selbst ist oft gar nicht der schwerste Teil. Die eigentliche Arbeit passiert vorher. Nämlich indem du während des Jahres deine Belege sammelst, deine Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst und deine Buchhaltung sauber hältst. Am Jahresende folgen die Kontrolle auf Vollständigkeit und Plausibilität, Abgleiche und das Einbuchen der Pauschalen. Unregelmäßigkeiten sind dir nun bekannt und du kannst sie begründen. Und schon bist du startklar für die EÜR und deine Steuererklärungen.
Dafür musst du keine Buchhalterin und auch keine Steuerexpertin sein. Plane dir regelmäßig feste Zeiten für deine Buchhaltung ein, damit der Jahresabschluss nicht zum Stressfaktor wird. Denn, du wirst mir zustimmen,- davon haben wir Soloselbstständigen schon genug.
Wenn du dir trotzdem (oder gerade deshalb) eine genauere Schritt-für-Schritt-Anleitung wünschst und deinen Jahresabschluss mit einem guten Gefühl erledigen möchtest, schau bei meinem Onlinekurs „Clean Up“ vorbei. Dort gehen wir gemeinsam alle wichtigen Schritte direkt in Lexware Office durch und schauen uns die Themen noch einmal ausführlich an.
Entspannt, ohne Druck und hyggelig mit deinem Lieblingsgetränk, damit dein Jahresabschluss endlich kein Berg voller Fragezeichen mehr ist.
Ja, ich möchte meinen Jahresabschluss dieses Jahr selbst schaffen!
Stell dir vor, du klappst den Laptop zu und dieses Mal ist der offene Tab wirklich weg. Das ist möglich, und du schaffst das!
Und wie auch immer du dich entscheidest, denke daran: Deine Buchhaltung machst du für dich und dein Business.