Wenn du Kund*innen im EU-Ausland hast, musst du einiges beachten. Was genau, habe ich dir in diesem Blogbeitrag und im Blogbeitrag zum OSS-Verfahren zusammengefasst.

Achtung: Ich habe mich auf Online-Unternehmerinnen spezialisiert. Solltest du einen Handel betreiben, treffen die folgenden Informationen eventuell nicht auf dich zu.

 

Kurz und knapp

Reverse Charge bedeutet, dass die Steuerschuldnerschaft auf deine Kundin übergeht, sofern sie die Leistung für ihr Unternehmen bezieht. Das heißt, dass du eine steuerfreie Rechnung ausstellst und sie die Umsatzsteuer bei ihrem Finanzamt anmelden und abführen muss.

Das OSS (One-Stop-Shop)-Verfahren greift bei Kundinnen aus dem Ausland, die bei dir privat einkaufen. Mehr dazu liest du im Blogartikel zum OSS-Verfahren.

Voraussetzung: zwei Unternehmen mit Sitz in unterschiedlichen EU-Staaten

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer

Die USt-IdNr. wurde dafür eingeführt, zweifelsfrei und schnell klären zu können, ob dein Gegenüber tatsächlich eine Unternehmerin ist. Gerade im Ausland ist es teilweise schwierig, das nachzuprüfen. Mit einer Abfrage beim Bundeszentralamtes für Steuern, erhältst du sofort Auskunft, ob das Unternehmen beim Finanzamt gemeldet ist.

Sollte dir deine Kundin keine Umsatzsteueridentifikationsnummer zur Verfügung stellen (können), musst du sie wie eine Privatperson behandeln. Was genau du dann zu beachten hast, erfährst du im Blogbeitrag zum OSS-Verfahren.

Du als Rechnungsausstellerin haftest dafür, dass die USt-IdNr. deiner Kundin korrekt ist. Sollte sich später herausstellen, dass die Nummer nicht stimmt, ist es möglich, dass du die Umsatzsteuer nachträglich übernehmen musst.

So funktioniert das Reverse-Charge-Verfahren

Bei ausländischen Unternehmerinnen ist es relativ einfach. Du lässt dir die Umsatzsteueridentifikationsnummer (kurz: USt-IdNr.) deiner Kundin geben und prüfst über die Seite des Bundeszentralamtes für Steuern, ob die Nummer stimmt. Falls ja, geht die Steuerschuldnerschaft grundsätzlich auf deine Kundin über. Das heißt, du weist auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer aus und ergänzt im Notizfeld den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Vielleicht ist dir das ganze auch schon mit den Begriffen Reverse Charge oder §13b über den Weg gelaufen – drei verschiedene Namen für den gleichen Sachverhalt.

Deine Kundin berechnet dann den Steuersatz, der in ihrem Land gilt und führt die Umsatzsteuer an ihr Finanzamt ab.

Rechnung richtig schreiben

1. Nettoumsatz – du weist keine Umsatzsteuer aus

2. Deine Umsatzsteueridentifikationsnummer muss auf der Rechnung stehen (das sollte grds. der Fall sein)

3. Umsatzsteueridentifikationsnummer deiner Kundin angeben

4. Hinweis auf Reverse-Charge-Verfahren ergänzen

Rechnung mit Reverse Charge in Lexoffice erstellen

1. Neuen Kontakt anlegen: Gib alle Daten so ein, wie du es normalerweise auch machst. Achte darauf, die Kundin als Firma anzulegen und das Land anzupassen.

2. Bei den Steuerangaben gibst du die Umsatzsteueridentifikationsnummer an und setzt ein Häkchen bei „Steuerfreie Rechnungen erlauben“.

3. Nun ploppt ein Hinweis auf, dass die Umsatzsteueridentifikationsnummer geprüft werden muss. Das kannst du auch gleich über den Button „Jetzt prüfen“ erledigen.

4. Bei der Belegerstellung hast du rechts oben im Fenster die Möglichkeit auszuwählen, dass es sich um eine „innergemeinschaftliche Dienstleistung“ bzw. eine „Dienstleistung an Drittländer“ handelt. Im Hinweisfeld unter dem Rechnungsposten hat Lexoffice automatisch den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ergänzt.

Zusammenfassende Erklärung

Damit du jetzt nicht auf die Idee kommst, einfach alle deine Kundinnen zumindest auf der Rechnung ins Ausland zu verfrachten, gibt es einen Prüfmechanismus: die Zusammenfassende Erklärung oder kurz ZM. Mit dieser gibst du alle Umsatzsteueridentifikationsnummer und die zugehörigen Nettoumsätze der Rechnungen an, die du im letzten Quartal an Unternehmerinnen im EU-Ausland gestellt hast. Mit dieser Meldung prüft das Finanzamt, ob deine Kundin die Umsatzsteuer angemeldet und abgeführt hat.

Warum eigentlich das Ganze?

Gehen wir einmal davon aus, es gäbe das Reverse-Charge-Verfahren nicht. Du würdest also auf deine Leistung 19 % USt draufrechnen und diese an das deutsche Finanzamt abführen. Wenn nun deine Kundin in Schweden diese 19 % USt wieder haben möchte, müsste sie sich aus Schweden an das deutsche Finanzamt wenden. Das allein ist schon sehr aufwendig, aber stell dir einmal vor, die Kundin aus Schweden, hat auch Rechnungen von Unternehmerinnen aus Frankreich, Österreich, … Sie wäre eigentlich nur damit beschäftigt, in der gesamten EU die Finanzämter abzuklappern, um ihre Vorsteuer wiederzubekommen.

Was passiert, wenn du im Ausland bestellst

Andersherum gilt das natürlich genauso für dich. Wenn du z.B. etwas bei Meta, Calendly, Zoom, Apple, etc. einkaufst, gibst du deine USt-IdNr. an, erhältst eine steuerfreie Rechnung und wählst bei der Kategorisierung in Lexoffice eine Kategorie mit dem Vermerk §13b aus. Lexoffice berechnet dann automatisch die Umsatzsteuer und zieht sie auch gleichzeitig wieder als Vorsteuer ab. Achte auch hier unbedingt auf die 4 oben genannten Punkte für eine korrekte Rechnung.

 

Fazit

Gerade in Zeiten von Digitalisierung und ortsunabhängigem Arbeiten ist es ein Leichtes, Dienstleisterinnen zu beauftragen, die im Ausland sitzen. Mit dem Reverse-Charge-Verfahren ist es genauso leicht, die Rechnungen richtig zu erstellen bzw. zu verbuchen.

Gleichzeitig ist die Vorschrift sehr komplex und es gibt viele Ausnahmen und Ausnahmen von Ausnahmen. Mit dem hier dargestellten Vorgehen wird bereits ein Großteil der Fälle abgedeckt. Solltest du bei einer Rechnung dennoch Zweifel haben, wende dich bitte an eine Steuerberaterin.